Benchmark Emailで連絡先を追加する方法｜CSV一括インポートを画像付きで解説

こんにちは、Hodaです。

今回は Benchmark Emailで連絡先を追加する方法を画像多めで解説したいと思います。

初めてBenchmark Emailを利用される方は、これから連絡先（コンタクト）を集めていくと思いますが、すでに別のメール配信ツールを利用されている方は連絡先を移行することもあると思います。今回はそんなケースに関する操作方法です。

連絡先の追加方法

まず、連絡先はここでは「コンタクト」を呼ばれています。この記事では今後は

「コンタクト = 連絡先 = メーリングリスト」 という意味で使っていきます。

まず、現在のコンタクトを確認するには ログインしている状態で こちら に進みます。

以下のようにコンタクトの管理画面が表示されます。初期の状態では、管理者のご自身のメールアドレスが登録されていると思います。

次に、コンタクトを追加するには、右上の２つのボタンから可能です。 連絡先を作成する と 連絡先をインポートする です。

連絡先を作成する

これは1件ずつ手動入力でコンタクトを追加する時に選択します。簡単に1人追加したい時や、テストで自分の別のメールアドレスを追加したい時に便利です。

上手のように、必要な情報を入力します。最低限 メールアドレス だけがあればコンタクト自体の追加は可能なので、姓名はなくてもOKです。

リスト はコンタクトに追加する時の分類のようなものです。追加するコンタクトは一覧自体は追加されますが、そこからさらにグループで分けたい時に使います。

タグ も連絡先につける顧客タグのようなものです。これも何かあとから識別するために必要であればつけておくことができます。

連絡先をインポートする

これはCSVファイルをアップロードすることで、複数のコンタクトを一括で追加することができます。多くの場合は、こちらの方法で一括で追加することが多いと思います。

以下のようになるので、 続ける をクリックします。

すると、以下のようあアップロードの画面になるので、ここに CSVファイルをアップロードします。

CSVファイルでリストを作成する方法

基本的に他のツールからそのままCSVをダウンロードしたり、エクセルなどで作成するケースが多いと思いますが、注意点や作成のルールについてご紹介します。

まず注意点としては、以下の仕様となっています

• ファイル形式： UTF-8でエンコードされたCSVファイルのみアップロードできます。その他のファイル形式や文字コードには対応していません。
• ファイルサイズ： アップロードできるファイルサイズは100MB以下です。
• 1行目の項目名： CSVファイルの1行目には、「メールアドレス」「姓」「名」「法人名」などのフィールド名を入力する必要があります。項目名がない場合はエラーとなります。
• タグ（任意）： タグを追加する場合は、それぞれのタグを個別の列に入力します。
• 姓名は分けて別々の列にしておく必要があります

列の細かい制限はありませんが、メールアドレスの列は必須となります。例えば、以下のようなデータを入力します。

テーブルの準備ができたら、 ファイル > ダウンロード > カンマ区切り形式 CSV でダウンロードします。

そうすると、PC内に、 .csv ファイルを保存することができます。この保存した csv ファイルを先ほどのアップロード画面からアップロードします。

そうすると、数秒待つと以下のように各列を分析してくれて列のマッピングをしてくれます。メールアドレス 性 名 は自動的に 1行目から判断して、データをマッピングしてくれているのがわかります。その他の列はオリジナルの情報なので、登録するか新しいフィールドとして追加するかを決めることができます。

例えば、今回は 性別のようなデータはこちらが勝手に用意したデータです。この場合、まずは Benchmark Email のフィールドとして作成する必要があります。

以下のように 新しいフィールドを追加します から情報を追加します。基本的にはフィールドタイプは テキストで問題ありません

しっかりとカスタムフィールドが追加できると、以下のようにグレーアウト状態からしっかりとした黒テキストになり、インポート対象ということがわかります。

もし、他のツールのCSVをそのままインポートする時で、不要な列がある場合は、 登録しないの状態にしておくことで、その列はスキップすることができます。例えば、登録日や以前のツールの顧客IDなどは不要になることも多いので、その場合は登録しないとしておきましょう。

列のマッピングの準備ができたら、 続ける をクリックします。

リスト/タグ の設定

どちらも任意項目ですが、今回のインポートと同時にリストを作成したり、タグを指定したい時はこの画面で指定できます。

リストもタグも既存のモノがなくても、テキストを入力するとその場で新規作成することができます。

以下のようにバッジ形式で表示されればしっかりと選択されています。

確認画面

最後に最終確認画面が表示されます。ここで件数を確認することができます。

ファイル内のすべてのコンタクトを配信停止にする は、インポートしたコンタクトに対して、すべての配信を停止することを意味します。この場合は、コンタクトの追加は完了しますが、そのコンタクトに対しては配信はできなくなります。

基本的には新規で追加するコンタクトはこれからメールを配信する対象なので、これをチェックするケースは少ないです。もし今から追加するコンタクトに対してオプトアウトした状態で追加したい場合はこちらにチェックを入れます。

準備ができたら インポート をクリックします。件数によっては時間がかかることもあるので数分待ちます。

数分後にページを更新すると、以下のよういコンタクトが追加されていると思います。

エラーになる場合

基本的にはCSVファイルに問題がなければ、リストの件数が追加されます。しかし、以下のようなケースでは実際のリストの人数と異なる場合があります。

• 配信停止済みのメールアドレス： 過去に購読者自身が配信停止を行い、「配信停止リスト」に登録されているメールアドレスは、通常の配信リストへ再度インポートすることはできません。
• 無効アドレスリストに登録されているメールアドレス： 過去のメール配信で届かなかったアドレスや、存在しないと判断されたアドレスなどは「無効アドレスリスト」に登録され、配信対象から除外されます。
• メールアドレスの形式が正しくない： メールアドレスとして認識できない形式のデータはインポートされません。例えば、@マークが全角になっている、記号の使い方が正しくない、ドメイン部分が不完全といったケースが該当します。
• 不完全なメールアドレス： example@mail のようにドメインが正しく設定されていないメールアドレスは登録できません。
• 空白のデータ： メールアドレス欄が空白になっている行は、連絡先としてインポートされません。
• 一括登録が制限されているアドレス： noreply@、support@、security@ など、一部のグループ・役割ベースのメールアドレスは、一括インポート時に自動的に除外される場合があります。

追加されずにスキップされたデータについては最終確認画面に表示されるのでここで確認できます。

インポート履歴を確認する

Benchmark Emailではインポート履歴を確認することができます。

管理画面の以下の ・・・ > インポート履歴 から確認することができます。もしくはログインしている状態でこちら をクリックします。

以下のようにインポート履歴が表示されます。

ここでは、インポートしたファイル名や、インポートした日時、インポートした件数、スキップした件数などが確認できます。

データの上書きができる

Benchmark Emailでは、すでに登録されているコンタクトの情報をCSVファイルから一括で更新することもできます。

例えば、既存ユーザーの「会社名」「年齢」「ニックネーム」などをまとめて変更したい場合、CSVファイル内のメールアドレスが既存コンタクトと一致していれば、そのユーザーの情報を上書きできます。

CSVファイルをインポートする際に、**「今回のアップロード情報で、既存のリスト情報を上書きする」**にチェックを入れてアップロードすると、CSV内の最新データが既存のコンタクト情報に反映されます。

そのため、登録者情報を一件ずつ編集する必要がなく、大量のコンタクト情報をまとめて更新したい場合にも便利です。

ただし、CSV側の項目が空白の場合、その空白で既存データが削除されるわけではありません。 既存の値がそのまま保持されます。

例えば、既存コンタクトに「会社名：株式会社サンプル」と登録されており、CSVの会社名欄を空白にしてインポートした場合でも、「株式会社サンプル」という情報は残ります。

以下ののように、既存のメールアドレスが存在する場合、最終確認画面で今回のアップロード情報で、既存のリスト情報を上書きする というチェックボックスが表示されます。これにチェックすると、既存のメールアドレスが存在する場合、そのメールアドレスの情報が上書きされます。

まとめ

今回はBenchmark Emailで連絡先を追加する方法を画像多めで解説しました。

基本的にはCSVファイルをアップロードすることで、複数のコンタクトを一括で追加することができます。多くの場合は、こちらの方法で一括で追加することが多いと思います。