Granolaの「スペース」機能を徹底解説｜フォルダ整理・チーム共有まで完全ガイド

Granolaは会議メモを自動でまとめてくれるAIノートツールですが、使い込んでいくと「議事録がどんどん溜まって探しづらい」という悩みが出てきます。そこで役立つのが、サイドバーのスペース（Spaces） とフォルダ機能です。

この記事では、Granolaのスペース機能の基本から、チームでの共有設定、権限管理、Granola Chatとの連携まで、実際の使い方に沿って解説します。

サイドバーの基本操作

Granolaの左サイドバーは、Mac なら ⌘S、Windows なら Ctrl+S でいつでも開閉できます。会議ノートを開くとサイドバーは自動で閉じる仕様になっており、ノート編集に集中しやすいレイアウトです。なお、Granolaのウィンドウを広げた状態では、サイドバーは画面に重なって表示されるのではなく、左側に固定表示されるようになります。

「スペース」とは何か

Granolaのサイドバーは、大きく2つのスペースに分かれています。

• マイノート（My notes）：自分だけが見られる個人用スペース。自分が作成したノートに加えて、他の人から共有された「プライベートフォルダ」もここに表示されます。マイノート内のフォルダは、自分と、明示的に共有した相手にしか見えません。
• チームスペース（あなたのワークスペース名）：ワークスペース内の全員に見える共有スペース。ワークスペースの管理者は、チームスペース内のすべてのフォルダのオーナー権限を自動的に持っており、必要に応じてフォルダをマイノートへ移動し、非公開に切り替えることもできます。

フォルダを作成する際に、どちらのスペースに属させるかを選択します。あとからフォルダの共有設定を開けば、所属スペースを変更することも可能です。

カスタムスペース（管理者限定）

チーム規模が大きくなってくると、「部署ごと」「プロジェクトごと」に閲覧範囲を分けたいケースが出てきます。そこで用意されているのがカスタムスペースです。管理者は「設定 → Spaces」またはサイドバーの「Manage spaces」から、マイノート・チームスペース以外の独自スペースを追加できます。

社内でAPI連携を使っている場合は、「ワークスペースAPIキーにこのスペースのノートを渡していいか」を意識してON/OFFを設定しておくと安心です。

フォルダの作り方とサブフォルダ

フォルダを作るには、サイドバーのスペース名の横にある「＋」ボタンをクリックし、フォルダ名・アイコン・説明を設定します。この説明文は単なるメモではなく、Granola Chatがフォルダ内の要点を把握する際の手がかりとしても使われるため、内容を簡潔に書いておくと後々の検索・分析がスムーズになります。

フォルダの中には、さらに1階層だけサブフォルダを作ることができます（サブフォルダの中にサブフォルダは作れません）。たとえば「営業」フォルダの下にクライアントごとのサブフォルダを作る、「プロダクト」フォルダの下にワークストリームごとのサブフォルダを作る、といった使い方が想定されています。

サブフォルダの作り方は2通りあります。

• フォルダ横の「…」メニューから「Create folder」を選ぶ
• 既存のフォルダをサイドバー上で別のフォルダにドラッグ&ドロップする

ただし、ドラッグ&ドロップでネストできるのは自分がオーナーのフォルダのみです。自分がメンバーとして参加しているだけのフォルダは、他のフォルダの中に入れられません。また、サブフォルダは親フォルダのスペースと共有設定をそのまま引き継ぎます。親がチームスペースに属していれば、サブフォルダも自動的にチームスペース所属になります。

ノートをフォルダに追加する

ノート一覧から「Add to folder」をクリックするか、ノートをサイドバーのフォルダへドラッグ&ドロップするだけで追加できます。複数のノートをまとめて追加したい場合は、ノートにカーソルを合わせて表示されるチェックボックスで選択するか、Shiftキーを押しながらクリックして範囲選択、または「Select all」で一覧全体を選択してから「Add to folder」を実行します。1つのノートは複数のフォルダに同時に追加できるので、「クライアント別」「案件別」「会議の種類別」など、複数の切り口で整理することも可能です。

定例会議のノートを自動でフォルダに追加する

週次ミーティングのような定例会議のノートをフォルダに追加すると、Granolaから「今後の同じ会議のノートも自動でこのフォルダに入れますか？」という確認が表示されます。ここで「Auto-add」を選ぶと、以降その定例会議のノートは自動的に同じフォルダへ振り分けられるようになります。

自動追加を止めたい場合や、振り分け先のフォルダを変更したい場合は、該当ノートのフォルダ選択画面を開き、現在のフォルダのチェックを外して一度ルールを解除します。別のフォルダに追加し直す際に、再度「Auto-add」を選べば新しいフォルダへの自動振り分けに切り替えられます。

共有と権限管理

フォルダへのアクセス制御は、次の3つの要素で決まります。

1. スペース：フォルダがどのスペースに属しているかが、デフォルトの公開範囲を決める
2. メンバー：メールアドレスを指定して、特定の人を直接フォルダに追加する
3. リンクアクセス：共有リンクを使ったときに、誰がアクセスできるかを選ぶ

メンバーを追加する場合は、フォルダの共有設定を開いてメールアドレスを入力し「Add」をクリックするだけです。追加された相手にはメール通知が届き、すでにGranolaを使っているユーザーであればそのままサイドバーにフォルダが表示されます。まだGranolaを使っていない相手の場合は、ブラウザ上でフォルダを閲覧でき、その際にGranolaへのサインアップも案内されます。

リンクアクセスの3段階

共有リンクのアクセス範囲は、用途に応じて次の3段階から選べます。

• 招待された人のみ（Invited people only）：フォルダの既存メンバーだけがリンクからアクセス可能。機密性の高い情報を扱う場合に最も安全な設定
• ワークスペース全員（Everyone at [workspace]）：自社ドメインのGranolaユーザーなら誰でもアクセス可能。ワークスペース外の人がリンクを開くと「folder not found」と表示される
• リンクを知っている人全員（Anyone with the link）：最も開放的な設定。Granolaを使っていない人でもブラウザからノートを閲覧できる

オーナーとメンバーの違い

フォルダを作成した人が「オーナー」、あとから追加された人は「メンバー」という扱いになり、できることが異なります。

なお、Granolaデスクトップアプリでフォルダを開いたメンバーは会議の文字起こし（トランスクリプト）まで閲覧できますが、Webリンク経由でアクセスした場合は要約されたノートのみが表示され、トランスクリプトは見られない点に注意してください。

Granola Chatでフォルダ横断の分析をする

フォルダやスペース単位でGranola Chatを使うと、複数の会議ノートをまたいだ分析ができます。フォルダやスペースを開いてチャットで質問すれば、傾向の洗い出しやメモの要約、議事録をもとにしたドラフト作成などが可能です。モデル選択は「Auto」のままにしておけば長文の推論に強いモデルが自動で選ばれますが、ドロップダウンから好みのモデルに切り替えることもできます。

↑ このようにスペースで分けておくことで、スペースやフォルダ単位での分析が可能です。

Slack・HubSpotなどへの自動投稿

フォルダに追加された新しいノートを、Slack・HubSpot・Attio・Zapierといった外部ツールへ自動で共有するルールも設定できます。フォルダ画面の「Integrations」ボタンから、フォルダごとに連携先を選択する仕組みです。あらかじめ各ツール側の連携設定を済ませておく必要がある点は覚えておきましょう。

まとめ

Granolaのスペース機能は、個人利用ならマイノート内のフォルダ分けだけでも十分に効果があり、チーム利用ではチームスペースやカスタムスペースを使って部署・プロジェクト単位の権限管理まで柔軟に対応できます。共有範囲はスペース・メンバー・リンクアクセスの3段階で細かく調整できるため、機密性の高い議事録から社内オープンな情報まで、用途に応じた使い分けが可能です。会議ノートが増えてきて整理に困っている方は、ぜひフォルダとスペースの活用を検討してみてください。